ગ્રાન્ટ યુટિલાઇઝેશન સર્ટિફિકેટ: ખર્ચનો હિસાબ કેવી રીતે આપવો

ગ્રાન્ટ યુટિલાઇઝેશન સર્ટિફિકેટ (UC) એ વાતનો ઔપચારિક પુરાવો છે કે બિઝનેસ ગ્રાન્ટથી શેની ચુકવણી થઈ: મળેલી રકમ, મંજૂર વસ્તુઓ પર ખર્ચ, બાકી રકમ અને મળેલું વ્યાજ, અને તે પૈસા સાથે જોડાયેલાં લક્ષ્યો પૂરાં થયાં કે નહીં. તેના પર સામાન્ય રીતે ડિરેક્ટર કે પાર્ટનરની સહી હોય છે અને ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટ તેને પ્રમાણિત કરે છે, અને તે તમારા બેંક સ્ટેટમેન્ટ, ઇન્વોઇસ અને લેજર સાથે પૂરેપૂરું મેળ ખાવું જોઈએ. અહીં દર્શાવેલા નિયમો જનરલ ફાઇનાન્શિયલ રૂલ્સ (GFR), 2017 અને સત્તાવાર યોજના માર્ગદર્શિકામાંથી નવેમ્બર 2026 સુધીના છે; તમારા સેંક્શન લેટરનું ફોર્મેટ અને ડેડલાઇન સૌથી ઉપર છે.

UC કેમ જરૂરી છે

• તેનાથી આગળનો હપ્તો ખૂલે છે. ઉદાહરણ તરીકે સ્ટાર્ટઅપ ઇન્ડિયા સીડ ફંડ સ્કીમની માર્ગદર્શિકામાં દરેક પછીના ગ્રાન્ટ હપ્તા માટે સ્ટાર્ટઅપે વચગાળાનો પ્રોગ્રેસ અપડેટ અને યુટિલાઇઝેશન સર્ટિફિકેટ આપવું પડતું, અને અંતે ઓડિટેડ UC સાથે ફાઇનલ રિપોર્ટ.
• તેનાથી ગ્રાન્ટ બંધ થાય છે. ફાઇનલ UC વગર એજન્સી પૈસાને હિસાબ વગરના ગણી શકે અને વસૂલાત કરી શકે.
• તેને લક્ષ્યો સાથે સરખાવાય છે. GFR નિયમ 238 કહે છે કે કેટલીક ગ્રાન્ટના UCમાં જણાવાય કે નક્કી લક્ષ્યો પૂરાં થયાં કે નહીં, અને નહીં તો કેમ; આકલન ફક્ત ખર્ચની યાદી નહીં, આઉટપુટ આધારિત હોવું જોઈએ.

નિયમો શું કહે છે

GFR કેન્દ્ર સરકારની ગ્રાન્ટ મંજૂરી પર લાગુ પડે છે. જ્યારે ગ્રાન્ટ ઇન્ક્યુબેટર કે રાજ્ય એજન્સી મારફતે તમારી પાસે આવે, ત્યારે તે સંસ્થા સામાન્ય રીતે સરળ ટેમ્પ્લેટ અને પોતાની ડેડલાઇન નક્કી કરે છે. સેંક્શન લેટર કે એગ્રીમેન્ટમાં દર્શાવેલું ફોર્મેટ વાપરો.

UCમાં સામાન્ય રીતે શું હોય

1. સેંક્શન લેટરનો નંબર અને તારીખ, મંજૂર ગ્રાન્ટ અને અત્યાર સુધી મળેલી રકમ
2. અગાઉના સમયગાળાની બાકી રકમ (હોય તો)
3. આ સમયગાળામાં મળેલી ગ્રાન્ટ, તારીખો સાથે
4. ગ્રાન્ટના પૈસા પર મળેલું વ્યાજ કે અન્ય આવક
5. મંજૂર બજેટ હેડ મુજબ ખર્ચ (સાધનો, કન્ઝ્યુમેબલ, મેનપાવર, ટેસ્ટિંગ, મુસાફરી વગેરે)
6. અંતે બાકી રકમ
7. નિવેદન કે પૈસા મંજૂર હેતુ માટે ખર્ચાયા અને શરતો પૂરી થઈ
8. લક્ષ્યો કે માઇલસ્ટોન સામે ખરેખર પ્રગતિ
9. અધિકૃત સહીકર્તા અને ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટની સહી, CAના સભ્યપદ નંબર સાથે

ઉદાહરણ: ₹15 લાખની ગ્રાન્ટ

આંકડા ફક્ત સમજાવવા માટે છે.

એક સ્ટાર્ટઅપને નાણાકીય વર્ષ 2026-27માં બે હપ્તામાં ₹15,00,000 એક અલગ કરન્ટ એકાઉન્ટમાં મળે છે. ખાતા પર ₹12,000 વ્યાજ મળે છે.

• બાકી ગ્રાન્ટ: ₹15,00,000 − ₹13,60,000 = ₹1,40,000
• મળેલું વ્યાજ: ₹12,000, અલગ બતાવેલું
• કુલ જેનો હિસાબ આપવાનો છે: ₹1,40,000 + ₹12,000 = ₹1,52,000

UCમાં ₹13,60,000 ખર્ચ, ₹1,40,000 બાકી અને ₹12,000 વ્યાજ દેખાવું જોઈએ. આગળ શું થશે તે સેંક્શન પર આધાર રાખે છે: ₹1,40,000 મંજૂરી સાથે આગળ જઈ શકે કે પરત કરવા પડે, અને ₹12,000 ખર્ચવાને બદલે જમા કરાવવા પડે. એગ્રીમેન્ટ મંજૂરી ન આપે ત્યાં સુધી વ્યાજને ચૂપચાપ પ્રોજેક્ટ ખર્ચમાં ન વાપરો.

ધ્યાન આપો કે "મુસાફરી"માં ઓછો ખર્ચ થવાથી તમે મંજૂરી વગર "કમ્પોનન્ટ"માં વધુ ખર્ચ કરી શકતા નથી. મોટા ભાગની એજન્સીઓ હેડ વચ્ચે પૈસા ફેરવવા લેખિત પરવાનગી માંગે છે.

રેકોર્ડ ચેકલિસ્ટ

• સેંક્શન લેટર, એગ્રીમેન્ટ અને હેડ મુજબ મંજૂર બજેટ
• અલગ ગ્રાન્ટ ખાતાનું સ્ટેટમેન્ટ (કે એજન્સી મંજૂરી આપે તો સ્પષ્ટ ટેગ કરેલું લેજર)
• બિઝનેસના નામે ઇન્વોઇસ, લાગુ હોય ત્યાં GSTIN સાથે, અને દરેકની ચુકવણીનો પુરાવો
• ગ્રાન્ટથી ખરીદેલાં સાધનોનું એસેટ રજિસ્ટર, સીરિયલ નંબર અને સ્થળ સાથે
• ગ્રાન્ટ પર મૂકેલા સ્ટાફની સેલરી સ્લિપ, કોન્ટ્રાક્ટ અને હાજરી
• હેડ વચ્ચે ફેરફાર કે સમય વધારવાની મંજૂરી
• માઇલસ્ટોન કે પ્રોગ્રેસ રિપોર્ટ અને ટેક્નિકલ પુરાવા
• ગ્રાન્ટ ખાતાનું બેંકનું વ્યાજ સર્ટિફિકેટ
• લેજર, બેંક અને UCને મેળવતા CAના વર્કિંગ પેપર

તમારું બેંક સ્ટેટમેન્ટ UCની કરોડરજ્જુ છે: દરેક ખર્ચ લાઇન કોઈ ડેબિટ સાથે અને દરેક ગ્રાન્ટ હપ્તો કોઈ ક્રેડિટ સાથે મેળ ખાવો જોઈએ.

સામાન્ય ભૂલો

જો તમે ગ્રાન્ટ સાથે પોતાના પૈસા પણ મૂકો છો, તો બંનેનો રેકોર્ડ સ્પષ્ટ રાખો; એજન્સીઓ અલગ-અલગ ફંડિંગને કેવી રીતે જુએ છે તે માટે જુઓ સરકારી લોન વિરુદ્ધ સબસિડી વિરુદ્ધ ગ્રાન્ટ વિરુદ્ધ ક્રેડિટ ગેરંટી, અને ખાતાં ગોઠવવા અંગત અને બિઝનેસ ફાઇનાન્સ અલગ રાખવા.

એજન્સી તમારા UC પર કાર્યવાહી ન કરે તો

1. કવરિંગ લેટર સાથે UC મોકલો અને લેખિત પહોંચ માંગો.
2. નક્કી પ્રોસેસિંગ સમય પછી પ્રોગ્રામ ઓફિસર અને યોજનાના નોડલ કે ગ્રીવન્સ ઓફિસરને લખો.
3. જવાબ ન મળે તો સંબંધિત વિભાગ સામે pgportal.gov.in પર CPGRAMSમાં ફરિયાદ કરો.
4. ક્રેડિટ-લિંક્ડ ગ્રાન્ટ કે સબસિડી રાખનાર બેંક કાર્યવાહી ન કરે, તો બેંકના ગ્રીવન્સ ઓફિસરને, પછી 30 દિવસ બાદ cms.rbi.org.in પર RBI ઇન્ટિગ્રેટેડ ઓમ્બડ્સમેનને ફરિયાદ કરો.

મુખ્ય મુદ્દા

• યુટિલાઇઝેશન સર્ટિફિકેટમાં મળેલી ગ્રાન્ટ, મંજૂર હેડ મુજબ ખર્ચ, બાકી રકમ, મળેલું વ્યાજ અને લક્ષ્યો સામે પ્રગતિ દેખાય છે.
• GFR નિયમ 238 સંસ્થાઓને નોન-રિકરિંગ કેન્દ્રીય ગ્રાન્ટ માટે ફોર્મ GFR 12-A નક્કી કરે છે અને નાણાકીય વર્ષ પૂરું થયાના બાર મહિનામાં આઉટપુટ આધારિત રિપોર્ટિંગ માંગે છે.
• ₹15 લાખના ઉદાહરણમાં બાકી ₹1,40,000 અને ₹12,000 વ્યાજ, બંને બતાવવાનાં અને સેંક્શન મુજબ પતાવવાનાં હતાં.
• અલગ ખાતું, એસેટ રજિસ્ટર અને હેડ વચ્ચેના કોઈ પણ ફેરફારની મંજૂરી રાખો.
• સેંક્શનની શરતો તપાસ્યા વગર ગ્રાન્ટથી ખરીદેલી સંપત્તિ ન વેચો અને વ્યાજ ન વાપરો.

સંબંધિત માર્ગદર્શિકા: SHGની ખરીદી: મશીનનો માલિક કોણ અને બિલ કોના નામે?, ટ્રેનિંગ સ્ટાઇપેન્ડ કે બિઝનેસ ગ્રાન્ટ: યોજના શું આપે?.