ग्रांट यूटिलाइजेशन सर्टिफिकेट: खर्च का हिसाब कैसे दें

ग्रांट यूटिलाइजेशन सर्टिफिकेट (UC) इस बात का औपचारिक सबूत है कि बिजनेस ग्रांट से किस चीज का भुगतान हुआ: मिली रकम, मंजूर मदों पर खर्च, बची रकम और मिला ब्याज, और उस पैसे से जुड़े लक्ष्य पूरे हुए या नहीं। इस पर आमतौर पर डायरेक्टर या पार्टनर के हस्ताक्षर होते हैं और चार्टर्ड अकाउंटेंट इसे प्रमाणित करता है, और यह आपके बैंक स्टेटमेंट, इनवॉइस और लेजर से पूरी तरह मेल खाना चाहिए। यहां बताए नियम जनरल फाइनेंशियल रूल्स (GFR), 2017 और आधिकारिक योजना दिशानिर्देशों से नवंबर 2026 तक के हैं; आपके सैंक्शन लेटर का फॉर्मेट और डेडलाइन सबसे ऊपर है।

UC क्यों जरूरी है

• इससे अगली किस्त खुलती है। उदाहरण के लिए स्टार्टअप इंडिया सीड फंड स्कीम के दिशानिर्देशों में हर अगली ग्रांट किस्त के लिए स्टार्टअप को अंतरिम प्रोग्रेस अपडेट और यूटिलाइजेशन सर्टिफिकेट देना होता था, और अंत में ऑडिटेड UC के साथ फाइनल रिपोर्ट।
• इससे ग्रांट बंद होती है। फाइनल UC के बिना एजेंसी पैसे को बिना हिसाब का मान सकती है और वसूली कर सकती है।
• इसे लक्ष्यों से मिलाया जाता है। GFR नियम 238 कहता है कि कुछ ग्रांट के UC में यह बताया जाए कि तय लक्ष्य पूरे हुए या नहीं, और नहीं तो क्यों; आकलन सिर्फ खर्च की सूची नहीं, आउटपुट आधारित होना चाहिए।

नियम क्या कहते हैं

GFR केंद्र सरकार की ग्रांट मंजूरी पर लागू होता है। जब ग्रांट इनक्यूबेटर या राज्य एजेंसी के जरिए आपके पास आती है, तो वह संस्था आमतौर पर आसान टेम्पलेट और अपनी डेडलाइन तय करती है। सैंक्शन लेटर या एग्रीमेंट में बताया फॉर्मेट इस्तेमाल करें।

UC में आमतौर पर क्या होता है

1. सैंक्शन लेटर का नंबर और तारीख, मंजूर ग्रांट और अब तक मिली रकम
2. पिछली अवधि की बची रकम (अगर हो)
3. इस अवधि में मिली ग्रांट, तारीखों के साथ
4. ग्रांट के पैसे पर मिला ब्याज या दूसरी आय
5. मंजूर बजट मद के हिसाब से खर्च (उपकरण, कंज्यूमेबल, मैनपावर, टेस्टिंग, यात्रा आदि)
6. अंत में बची रकम
7. बयान कि पैसा मंजूर काम पर खर्च हुआ और शर्तें पूरी हुईं
8. लक्ष्यों या माइलस्टोन के मुकाबले असली प्रगति
9. अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता और चार्टर्ड अकाउंटेंट के हस्ताक्षर, CA की सदस्यता संख्या के साथ

उदाहरण: ₹15 लाख की ग्रांट

आंकड़े सिर्फ समझाने के लिए हैं।

एक स्टार्टअप को वित्त वर्ष 2026-27 में दो किस्तों में ₹15,00,000 एक अलग करंट अकाउंट में मिलते हैं। खाते पर ₹12,000 ब्याज मिलता है।

• बची ग्रांट: ₹15,00,000 − ₹13,60,000 = ₹1,40,000
• मिला ब्याज: ₹12,000, अलग दिखाया गया
• कुल जिसका हिसाब देना है: ₹1,40,000 + ₹12,000 = ₹1,52,000

UC में ₹13,60,000 खर्च, ₹1,40,000 बचा और ₹12,000 ब्याज दिखना चाहिए। आगे क्या होगा, यह सैंक्शन पर निर्भर है: ₹1,40,000 मंजूरी के साथ आगे जा सकते हैं या लौटाने पड़ सकते हैं, और ₹12,000 खर्च करने के बजाय जमा कराने पड़ सकते हैं। जब तक एग्रीमेंट अनुमति न दे, ब्याज को चुपचाप प्रोजेक्ट खर्च में न लगाएं।

ध्यान दें कि "यात्रा" में कम खर्च होने से आप बिना मंजूरी "कंपोनेंट" में ज्यादा खर्च नहीं कर सकते। ज्यादातर एजेंसियां मदों के बीच पैसा बदलने के लिए लिखित अनुमति मांगती हैं।

रिकॉर्ड चेकलिस्ट

• सैंक्शन लेटर, एग्रीमेंट और मद के हिसाब से मंजूर बजट
• अलग ग्रांट खाते का स्टेटमेंट (या एजेंसी अनुमति दे तो साफ टैग किया लेजर)
• बिजनेस के नाम इनवॉइस, जहां लागू हो GSTIN के साथ, और हर एक का भुगतान सबूत
• ग्रांट से खरीदे उपकरणों का एसेट रजिस्टर, सीरियल नंबर और जगह के साथ
• ग्रांट पर डाले गए स्टाफ की सैलरी स्लिप, कॉन्ट्रैक्ट और हाजिरी
• मदों के बीच बदलाव या समय बढ़ाने की मंजूरी
• माइलस्टोन या प्रोग्रेस रिपोर्ट और तकनीकी सबूत
• ग्रांट खाते का बैंक से ब्याज सर्टिफिकेट
• लेजर, बैंक और UC को मिलाने वाले CA के वर्किंग पेपर

आपका बैंक स्टेटमेंट UC की रीढ़ है: हर खर्च लाइन किसी डेबिट से और हर ग्रांट किस्त किसी क्रेडिट से मेल खानी चाहिए।

आम गलतियां

अगर आप ग्रांट के साथ अपना पैसा भी लगा रहे हैं, तो दोनों का रिकॉर्ड साफ रखें; एजेंसियां अलग-अलग फंडिंग को कैसे देखती हैं, इसके लिए देखें सरकारी लोन बनाम सब्सिडी बनाम ग्रांट बनाम क्रेडिट गारंटी, और खाते सेट करने के लिए निजी और बिजनेस फाइनेंस अलग रखना।

अगर एजेंसी आपके UC पर कार्रवाई न करे तो

1. कवरिंग लेटर के साथ UC भेजें और लिखित पावती मांगें।
2. तय प्रोसेसिंग समय के बाद प्रोग्राम ऑफिसर और योजना के नोडल या ग्रीवांस ऑफिसर को लिखें।
3. जवाब न मिले तो संबंधित विभाग के खिलाफ pgportal.gov.in पर CPGRAMS में शिकायत करें।
4. अगर क्रेडिट-लिंक्ड ग्रांट या सब्सिडी रखने वाला बैंक कार्रवाई न करे, तो बैंक के ग्रीवांस ऑफिसर से, फिर 30 दिन बाद cms.rbi.org.in पर आरबीआई इंटीग्रेटेड ओम्बड्समैन से शिकायत करें।

मुख्य बातें

• यूटिलाइजेशन सर्टिफिकेट में मिली ग्रांट, मंजूर मद के हिसाब से खर्च, बची रकम, मिला ब्याज और लक्ष्यों के मुकाबले प्रगति दिखती है।
• GFR नियम 238 संस्थाओं को नॉन-रिकरिंग केंद्रीय ग्रांट के लिए फॉर्म GFR 12-A तय करता है और वित्त वर्ष खत्म होने के बारह महीने में आउटपुट आधारित रिपोर्टिंग मांगता है।
• ₹15 लाख के उदाहरण में बचे ₹1,40,000 और ₹12,000 ब्याज, दोनों दिखाने और सैंक्शन के हिसाब से निपटाने थे।
• अलग खाता, एसेट रजिस्टर और मदों के बीच किसी भी बदलाव की मंजूरी रखें।
• सैंक्शन की शर्तें जांचे बिना ग्रांट से खरीदी संपत्ति न बेचें और ब्याज खर्च न करें।

संबंधित गाइड: SHG का सामान खरीदना: मालिक कौन और बिल किसके नाम?, ट्रेनिंग स्टाइपेंड या बिजनेस ग्रांट: योजना क्या देती है?.