SHG પાસબુકને જૂથના લેજર સાથે કેવી રીતે મેળવવી

SHGની પાસબુકને તેના આંતરિક લેજર સાથે મેળવવા મહિનાના અંતે લેજરના બેંક બેલેન્સથી શરૂ કરો, એક રેકોર્ડમાં હોય પણ બીજામાં ન હોય તેવી દરેક વિગત લખો, દરેક માટે ગોઠવણ કરો, અને જુઓ કે તમે બરાબર પાસબુક બેલેન્સ સુધી પહોંચો છો. તફાવત સામાન્ય રીતે સમય (જમા હજુ ક્રેડિટ નથી થઈ, ચેક હજુ રજૂ નથી થયો), જૂથે ન નોંધી હોય તેવી બેંકની વિગતો (વ્યાજ, ચાર્જ, લોન કપાત) અને સીધી લખવાની ભૂલોથી આવે છે. આ દર મહિને કરો, બીજી હોદ્દેદાર તપાસે, અને પરિણામ મીટિંગમાં વાંચી સંભળાવો. અહીંની પ્રથાઓ નવેમ્બર 2026 સુધીની છે; તમારું રાજ્ય મિશન કે બેંક કોઈ ફોર્મેટ નક્કી કરે તો તે માનો.

તમે શું મેળવો છો

SHG સામાન્ય રીતે રાખે છે:

• કેશ બુક કે લેજર: દરેક આવક અને ચુકવણી, રોકડ અને બેંક કોલમમાં વહેંચાયેલી.
• બેંક પાસબુક કે સ્ટેટમેન્ટ: બેંકે ખરેખર શું જમા કર્યું અને શું કાપ્યું.
• સભ્ય લેજર: દરેક સભ્યની બચત અને લોન.
• મિનિટ બુક: નિર્ણયો, લોન અને ઉપાડ સહિત.

મેળવણી (રિકન્સિલિએશન)માં કેશ બુકના બેંક કોલમની સરખામણી પાસબુક સાથે થાય છે. બંને મળે તો જૂથ જાણે છે કે જે પૈસા તે બેંકમાં માને છે તે ખરેખર ત્યાં છે. તમારું જૂથ એપમાં હિસાબ રાખે તો આ જ તપાસ એપના બેંક બેલેન્સ પર લાગુ પડે; અમારી SHG ડિજિટલ બુકકીપિંગમાં એન્ટ્રી કોણ મંજૂર કરે ગાઇડ જુઓ.

પહેલી વારમાં બંને ભાગ્યે જ કેમ મળે છે

શરૂ કરતાં પહેલાં: પાસબુક અપડેટ કરાવો

જૂની પાસબુક સાથે મેળવણી ન થઈ શકે. બ્રાન્ચ કે પાસબુક પ્રિન્ટિંગ કિઓસ્ક પર અપડેટ કરાવો, કે મહિનાનું સ્ટેટમેન્ટ માગો. જૂથ બેંક કોરસ્પોન્ડન્ટ (બેંક મિત્ર)નો ઉપયોગ કરે તો તેણે આપેલી રસીદો રાખો; જમા ન દેખાય ત્યારે એ જ તમારો પુરાવો છે. અમારી પાસબુક અપડેટ કે મિની સ્ટેટમેન્ટ ગાઇડ સામાન્ય વિકલ્પો બતાવે છે.

સાથે ભેગું કરો:

• મહિનાની જમા સ્લિપ અને કોરસ્પોન્ડન્ટ રસીદો
• ઉપાડ સ્લિપ અને ચેક કાઉન્ટરફોઇલ
• જૂથની બેંક લોન હોય તો લોન ખાતાનું સ્ટેટમેન્ટ
• મહિનાનાં મિનિટ બુકનાં પાનાં

દર મહિને મેળવણીનાં પગલાં

1. મહિનાના છેલ્લા દિવસનું લેજર બેંક બેલેન્સ લખો.
2. મળતી વિગતો પર ટિક કરો. લાઇન દર લાઇન જાઓ: લેજરની દરેક જમા અને ઉપાડ જે પાસબુકમાં એ જ રકમ સાથે છે, બંનેમાં ટિક થાય.
3. લેજરની ટિક વગરની વિગતો લખો. આ સામાન્ય રીતે રસ્તામાં જમા કે હજુ રજૂ ન થયેલા ચેક, કે લેજરની ભૂલો હોય છે.
4. પાસબુકની ટિક વગરની વિગતો લખો. આ સામાન્ય રીતે વ્યાજ, ચાર્જ, ઓટો-ડેબિટ કે જૂથ નોંધવાનું ભૂલી ગયું તેવી જમા હોય છે.
5. દરેક વિગતને વર્ગ આપો: સમય (આપોઆપ ક્લિયર થશે), બેંક વિગત (લેજરમાં નોંધો), કે ભૂલ (સુધારો).
6. સ્ટેટમેન્ટ બનાવો: લેજર બેલેન્સથી શરૂ કરી દરેક વિગતની ગોઠવણ કરો.
7. તપાસો કે તમે બરાબર પાસબુક બેલેન્સ સુધી પહોંચ્યા. ન પહોંચો તો હજુ કોઈ વિગત છૂટી છે.
8. બેંક વિગતો અને ભૂલો માટે લેજર સુધારો, મિનિટ બુકમાં નોંધ સાથે.
9. સમયવાળી વિગતો આગળ લઈ જાઓ અને આવતા મહિને પુષ્ટિ કરો કે તે ક્લિયર થઈ.
10. વાંચી સંભળાવો અને સહી કરો. ચેકર અને પ્રમુખ મેળવણી પર સહી કરે; મીટિંગ સુધારેલું બેંક બેલેન્સ સાંભળે.

ઉદાહરણ: 12 સભ્યોવાળા જૂથની ઓક્ટોબર મેળવણી

31 ઓક્ટોબરે SHGનું લેજર બેંક બેલેન્સ ₹48,650 બતાવે છે. અપડેટ પાસબુક ₹47,106 બતાવે છે. તફાવત ₹1,544 છે. બુકકીપર મળતી વિગતો પર ટિક કરે છે અને પાંચ ન મળતી વિગતો શોધે છે:

1. 30 ઓક્ટોબરે જમા ₹2,400 રોકડ લેજરમાં છે પણ પાસબુકમાં હજુ નથી (રસ્તામાં જમા).
2. બેંકે ₹185 બચત વ્યાજ જમા કર્યું, જે લેજરમાં નોંધાયું નથી.
3. બેંકે ₹59 SMS ચાર્જ કાપ્યો, જે લેજરમાં નોંધાયો નથી.
4. માલ માટે સપ્લાયરને આપેલો ₹1,000નો ચેક લેજરમાં છે પણ હજુ રજૂ નથી થયો.
5. એક સભ્યની ₹1,250ની જમા લેજરમાં ₹1,520 લખાઈ, એટલે લેજર ₹270 વધુ છે.

31 ઓક્ટોબરનું મેળવણી પત્રક

ગણતરી: 48,650 − 2,400 = 46,250; + 185 = 46,435; − 59 = 46,376; + 1,000 = 47,376; − 270 = 47,106. મળી ગયું.

સુધારેલું લેજર બેલેન્સ: જૂથ વ્યાજ અને ચાર્જ નોંધે છે, અને ભૂલ સુધારે છે: ₹48,650 + ₹185 − ₹59 − ₹270 = ₹48,506.

બેંક બાજુથી તપાસ: પાસબુક ₹47,106 + રસ્તામાં જમા ₹2,400 − રજૂ ન થયેલો ચેક ₹1,000 = ₹48,506. બંને બાજુ સરખી છે, એટલે સાચું બેંક બેલેન્સ ₹48,506 છે અને બંને સમયવાળી વિગતો નવેમ્બરમાં જાય છે.

સભ્ય પર અસર પણ જુઓ: જે સભ્યે ₹1,250 જમા કર્યા હતા, તેના ખાતામાં ₹1,520 નોંધાયા હતા. તેનું સભ્ય લેજર પણ સુધારવું પડશે, નહીં તો તેની બચત અને લોન પાત્રતા ₹270 વધુ દેખાત.

લોન ખાતું અલગ રાખો

જૂથની બેંક લોન હોય તો લોન ખાતું પોતાના સ્ટેટમેન્ટવાળું અલગ ખાતું છે. તેને અલગથી મેળવો:

• જૂથના હિસાબમાં લોન બેલેન્સ વિરુદ્ધ બેંક મુજબ લોન બેલેન્સ
• જૂથે ભરેલા હપ્તા વિરુદ્ધ બેંકમાં જમા થયેલા હપ્તા
• બેંકે લગાવેલું વ્યાજ
• DAY-NRLM હેઠળ જમા થયેલું કોઈ વ્યાજ સબવેન્શન, જો જૂથ પાત્ર હોય; RBIના DAY-NRLM પરિપત્રો પાત્ર SHG લોન ખાતામાં સબવેન્શન જમા થવાની વાત કરે છે, અને રકમ તથા શરતો જિલ્લાની શ્રેણી મુજબ જુદી હોય છે, એટલે બ્રાન્ચ કે બ્લોક સ્ટાફ પાસેથી પુષ્ટિ કરો

EMI કેલ્ક્યુલેટરથી તપાસો કે બેંક જે હપ્તો વસૂલે છે તે મંજૂર રકમ, દર અને મુદત સાથે મળે છે. અમારી બચત અને લોન ફંડ રેકોર્ડ અલગ રાખવાની ગાઇડ સમજાવે છે કે સભ્યોને આગળ આપેલા બેંક લોનના પૈસા કેવી રીતે ટેગ કરવા.

જ્યારે તફાવત દૂર ન થાય

• બંને કુલ ફરી ઉમેરો. ઘણા તફાવત સરવાળાની ભૂલ હોય છે.
• તફાવતને 9થી ભાગો. પૂરો ભાગ જાય તો અંકોની અદલાબદલી જુઓ (જેમ કે 1,250ને 1,520 લખવું; તફાવત 270 ÷ 9 = 30).
• તફાવત અડધો કરો. ખોટી બાજુ લખાયેલી રકમ (આવકને ચુકવણી લખવી) તે રકમના બમણા તફાવત બનાવે છે, એટલે તફાવતના અડધા જેટલી એન્ટ્રી શોધો.
• ગયો મહિનો તપાસો. ગયા મહિનાની કોઈ વિગત હજુ બાકી હોઈ શકે.
• બ્રાન્ચ પાસે વિગતવાર સ્ટેટમેન્ટ માગો જો પાસબુક ફક્ત ભેગી એન્ટ્રી બતાવે.

બેંકને પૂછવાના પ્રશ્નો

• આ ચાર્જ કેમ અને કયા નિયમ હેઠળ કપાયો?
• આ જમા કઈ તારીખે ક્રેડિટ થશે?
• લોન હપ્તો બચત ખાતામાંથી વસૂલાયો કે લોન ખાતામાં જમા થયો?
• કોઈ વ્યાજ સબવેન્શન જમા થયું છે, અને કયા સમયગાળાનું?
• જૂથને પાસબુક સાથે માસિક સ્ટેટમેન્ટ પણ મળી શકે?

લેખિતમાં પૂછો અને તારીખવાળી નકલ રાખો.

સામાન્ય ભૂલો

ફરિયાદ ક્યાં કરવી

• ખોટો ચાર્જ કે ગાયબ ક્રેડિટ: બ્રાન્ચ મેનેજરને લેખિત, પછી બેંકના ફરિયાદ નિવારણ અધિકારી. 30 દિવસ પછી પણ ઉકેલ ન આવે તો cms.rbi.org.in પર RBI ઇન્ટિગ્રેટેડ ઓમ્બડ્સમેન.
• બેંક કોરસ્પોન્ડન્ટની જમા ક્રેડિટ ન થઈ: રસીદ સાથે તે બ્રાન્ચમાં જણાવો જેની સાથે કોરસ્પોન્ડન્ટ જોડાયેલી છે.
• જૂથની અંદર વિવાદ: મીટિંગમાં ઉઠાવો, પછી ગ્રામ સંગઠન કે ક્લસ્ટર ફેડરેશનમાં; બ્લોક મિશન સ્ટાફ પણ મદદ કરી શકે.

મુખ્ય મુદ્દા

• દર મહિને મેળવણી કરો: લેજર બેંક બેલેન્સથી શરૂ કરો, દરેક ન મળતી વિગતની ગોઠવણ કરો અને બરાબર પાસબુક બેલેન્સ સુધી પહોંચો.
• દરેક તફાવતને સમય, બેંક વિગત કે ભૂલમાં વહેંચો, અને લેજર ફક્ત છેલ્લા બે માટે સુધારો.
• ઉદાહરણમાં ₹1,544નો તફાવત પાંચ વિગતોથી આવ્યો; સાચું બેંક બેલેન્સ ₹48,506 હતું.
• એન્ટ્રીની ભૂલ કોઈ સભ્યની બચત કે લોનને અસર કરે ત્યારે સભ્ય લેજર સુધારો.
• બેંક લોન ખાતું અલગથી મેળવો અને કારણ વગરના ચાર્જ લેખિતમાં ઉઠાવો.