બેંક ખાતામાં ગ્રાહક એડવાન્સ: લોન અરજીમાં કેવી રીતે સમજાવવું

જો તમારા બેંક સ્ટેટમેન્ટમાં ગ્રાહકો તરફથી એવી મોટી જમા રકમ હોય જે હજી વેચાણ નથી, તો લેન્ડર તેને કાં તો સમજાવ્યા વગરના પૈસા તરીકે જોશે અથવા ફુલાવેલા ટર્નઓવર તરીકે. ઉકેલ છે તેને જે છે તે રીતે ગણવું, ડિલિવરી સુધી એક જવાબદારી, અને લેન્ડરને એવું એડવાન્સ શેડ્યૂલ આપવું જે દરેક એડવાન્સને ગ્રાહક, ઓર્ડર, ડિલિવરી તારીખ અને પછી ઇન્વોઇસ સાથે જોડે.

આ ગાઇડ સમજાવે છે કે એડવાન્સ તમારા ચોપડા અને GST રિટર્નમાં કેવી રીતે દેખાવા જોઈએ, લેન્ડર તેને કેવી રીતે જુએ છે, અને એક તૈયાર શેડ્યૂલ ફોર્મેટ. નિયમો ઑક્ટોબર 2026 મુજબ છે; તમારા ચોક્કસ કેસ માટે ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટને પૂછો.

એડવાન્સ લોન ફાઇલને કેમ ગૂંચવે છે

લેન્ડર ત્રણ દસ્તાવેજ સાથે-સાથે વાંચે છે: બેંક સ્ટેટમેન્ટ, GST રિટર્ન અને નાણાકીય પત્રકો. ગ્રાહક એડવાન્સ દરેકમાં અલગ રીતે દેખાય છે:

સમજાવો નહીં તો એડવાન્સથી તમારું ટર્નઓવર ફુલાવેલું કે સ્ટેટમેન્ટ અસંગત લાગી શકે. સારી રીતે સમજાવો તો તે તાકાત છે: ગ્રાહકો આગળથી ચૂકવે એ માંગ બતાવે છે અને તમારી વર્કિંગ કેપિટલની જરૂરિયાત ઘટાડે છે.

એડવાન્સ કેવી રીતે નોંધવા

તમારા ચોપડામાં

• મળે ત્યારે: બેંક ડેબિટ, "ગ્રાહકો પાસેથી એડવાન્સ" (કરન્ટ લાયેબિલિટી) ક્રેડિટ, ગ્રાહક મુજબ.
• સપ્લાય વખતે: ટેક્સ ઇન્વોઇસ બનાવો અને તેની સામે એડવાન્સ એડજસ્ટ કરો. ત્યારે જ તે વેચાણ બને છે.
• કેન્સલેશન વખતે: પાછો આપો તો જવાબદારી જાય; તમારી શરતો મુજબ જપ્ત થાય, તો જપ્ત ભાગ સામાન્ય રીતે એ વર્ષની આવક છે.

GST હેઠળ

• સર્વિસ: ટાઇમ ઓફ સપ્લાય ઇન્વોઇસ કે ચુકવણી મળવામાંથી જે વહેલું હોય તે છે, તેથી એડવાન્સ મળે તે મહિનામાં GST ભરવાનો થાય. રિસીપ્ટ વાઉચર (CGST નિયમોનો નિયમ 50) આપો, GSTR-1માં એડવાન્સ દર્શાવો અને GSTR-3Bમાં ટેક્સ ભરો. ઇન્વોઇસ કરો ત્યારે એડવાન્સ એડજસ્ટ કરો; ઓર્ડર કેન્સલ થાય અને તમે પૈસા પાછા આપો, તો રિફંડ વાઉચર (નિયમ 51) આપો.
• ગુડ્સ: Notification 66/2017-Central Tax હેઠળ, કમ્પોઝિશન કરદાતા સિવાયના રજિસ્ટર્ડ લોકો ગુડ્સ માટેના એડવાન્સ પર GST ભરતા નથી; ઇન્વોઇસ બને ત્યારે ટેક્સ ભરાય છે. તેમ છતાં રિસીપ્ટ વાઉચર આપવું સારી પ્રથા છે.

ઇન્કમ ટેક્સ અને બીજા કાયદા હેઠળ

• ઇન્કમ-ટેક્સ એક્ટ, 2025 હેઠળ એડવાન્સ મળે ત્યારે આવક નથી; સપ્લાય થાય ત્યારે ટર્નઓવરનો ભાગ બને છે. પ્રિઝમ્પ્ટિવ ટેક્સેશન (સેક્શન 58, જૂનું 44AD) હેઠળ પણ ટર્નઓવર કમાય ત્યારે ગણાય છે.
• રોકડ મર્યાદા: એક વ્યક્તિ પાસેથી એક દિવસમાં, એક ટ્રાન્ઝેક્શન કે એક પ્રસંગ માટે ₹2 લાખ કે વધુ રોકડ લઈ શકાતી નથી (ઇન્કમ-ટેક્સ એક્ટ, 2025નું સેક્શન 186, જૂનું સેક્શન 269ST). મોટા એડવાન્સ બેંક ટ્રાન્સફરથી લો.
• "ડિપોઝિટ" નથી: Banning of Unregulated Deposit Schemes Act, 2019 બિઝનેસ દરમિયાન માલ કે સેવાના સપ્લાય માટે મળેલા એડવાન્સને "ડિપોઝિટ"માંથી બાકાત રાખે છે, જો તે ખરેખર એ સપ્લાય સામે એડજસ્ટ થાય. જે એડવાન્સ ક્યારેય એડજસ્ટ ન થાય, કે વ્યાજ જેવું વળતર આપે, તે કાયદામાં ઘણા અલગ દેખાઈ શકે, તેથી તેને સાચા ઓર્ડર સાથે જોડેલા રાખો.

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ: લોન અરજીમાં એડવાન્સ સમજાવવા

1. બાકી દરેક એડવાન્સની યાદી બનાવો, તમારા છેલ્લા બેંક સ્ટેટમેન્ટ અને બેલેન્સ શીટની તારીખ મુજબ.
2. દરેકને પુરાવા સાથે જોડો: પરચેઝ ઓર્ડર કે બુકિંગ ફોર્મ, રિસીપ્ટ વાઉચર, બેંક ક્રેડિટ (તારીખ અને UTR) અને અપેક્ષિત ડિલિવરી તારીખ.
3. અગાઉ મળેલા એડવાન્સની એડજસ્ટમેન્ટ ટ્રેલ બતાવો: કયા ઇન્વોઇસ સામે અને ક્યારે એડજસ્ટ થયા. આ સાબિત કરે છે કે એડવાન્સ વેચાણમાં ફેરવાય છે.
4. બેંક ક્રેડિટને ટર્નઓવર સાથે રિકન્સાઇલ કરો, એડવાન્સને અલગ લાઇન તરીકે રાખીને, વસૂલેલા GST, લોન અને પોતાના ટ્રાન્સફરની સાથે.
5. એડવાન્સ બાદ કરીને ફંડિંગની જરૂરિયાત બતાવો. એડવાન્સથી તમારી ખરીદીનો અમુક ભાગ ફાઇનાન્સ થતો હોય, તો કહો; તમારી વર્કિંગ કેપિટલની જરૂરિયાત એડવાન્સ પછીનો ગાળો છે.
6. ક્રેડિટ ઓફિસર માટે ટૂંકી કવરિંગ નોંધ લખો (નીચે નમૂનો).

એડવાન્સ શેડ્યૂલ ફોર્મેટ

ઉદાહરણ: ઇવેન્ટ-સર્વિસ ફર્મ

એક ઇવેન્ટ-મેનેજમેન્ટ ફર્મને માર્ચ 2026માં એપ્રિલના એક ઇવેન્ટ માટે 18% GST સહિત ₹2,36,000નો એડવાન્સ મળે છે.

• ટેક્સેબલ વેલ્યુ = ₹2,36,000 ÷ 1.18 = ₹2,00,000; GST = ₹36,000, રિસીપ્ટ વાઉચર સાથે માર્ચના GSTR-3Bમાં ભરાયો.
• એપ્રિલમાં તે ઇવેન્ટ માટે ₹5,00,000 + ₹90,000 GST = ₹5,90,000નો ઇન્વોઇસ કરે છે. પહેલેથી ટેક્સ ભરાયેલા ₹2,00,000 એડજસ્ટ થાય છે, તેથી આ ઇન્વોઇસ પર એપ્રિલમાં ભરવાનો GST ₹90,000 − ₹36,000 = ₹54,000 છે, અને ગ્રાહકે ₹5,90,000 − ₹2,36,000 = ₹3,54,000 ચૂકવવાના બાકી છે.

હવે ધારો કે ફર્મ માર્ચની ₹18,00,000ની બેંક ક્રેડિટ સાથે લોન માટે અરજી કરે છે, જેમાંથી ₹7,00,000 એપ્રિલ અને મેના ઇવેન્ટ માટેના એડવાન્સ છે. બાકીના ₹11,00,000 માર્ચના ઇન્વોઇસ સામેની વસૂલાત છે. સમજૂતી વગર માર્ચ ₹18 લાખના બિઝનેસ જેવો લાગે; એડવાન્સ શેડ્યૂલ સાથે લેન્ડર ₹11 લાખનું વેચાણ વત્તા ₹7 લાખનો કન્ફર્મ્ડ ભાવિ બિઝનેસ જુએ છે. બીજું ચિત્ર વધુ વિશ્વસનીય છે.

વર્કિંગ કેપિટલ માટે, જો એપ્રિલ-મેના ઇવેન્ટ માટે ફર્મની કુલ જરૂરિયાત ₹12,00,000 હોય અને ગ્રાહકોએ તેમાંથી ₹7,00,000 પહેલેથી ચૂકવી દીધા હોય (GST સહિત, જે સરકારને જાય છે), તો બેંક બાકીનો ગાળો ફાઇનાન્સ કરે છે, કુલ આંકડો નહીં. GST સહિતના એડવાન્સમાંથી GST અલગ કરવા GST કેલ્ક્યુલેટર વાપરો.

લેન્ડર એડવાન્સને કેવી રીતે ગણે છે

• કરન્ટ લાયેબિલિટી તરીકે. વર્કિંગ કેપિટલ આકારણીમાં બેંકો સામાન્ય રીતે ગ્રાહકો પાસેથી એડવાન્સને કરન્ટ લાયેબિલિટીમાં ગણે છે, જેથી તેઓ ફાઇનાન્સ કરે તે ગાળો ઘટે છે.
• ગુણવત્તાના સંકેત તરીકે. વારંવારના ગ્રાહકો તરફથી નિયમિત એડવાન્સ સાચી માંગ સૂચવે છે. સંબંધિત પક્ષો તરફથી એક વખતના મોટા એડવાન્સ પ્રશ્નો ઊભા કરે છે.
• જોખમ તરીકે. તમે ડિલિવરી ન કરી શકો, તો એડવાન્સ પાછો આપવો પડે, જે લોન ચુકવણી સાથે સ્પર્ધા કરે છે. લેન્ડર તમારી ડિલિવરી ક્ષમતા અને ઓર્ડર પાઇપલાઇન માંગી શકે. એડવાન્સ રોકડમાં મદદ કરે છે પણ નફામાં નહીં, તે કેમ તે માટે નફો vs કેશ ફ્લો જુઓ.

જો તમને UPI દ્વારા ઘણા નાના એડવાન્સ મળે, તો મળે ત્યારે જ તેને એડવાન્સ તરીકે ટેગ કરો; UPI પેમેન્ટને ઇન્વોઇસ સાથે મેળવવા એક વ્યવહારુ રીત સમજાવે છે.

કૉપી કરવા તૈયાર કવરિંગ નોંધ

પ્રતિ: બ્રાન્ચ મેનેજર / ક્રેડિટ ઓફિસર, [બેંક, બ્રાન્ચ]

વિષય: બેંક સ્ટેટમેન્ટમાં ગ્રાહક એડવાન્સની સમજૂતી – [ફર્મનું નામ]

[સમયગાળો] માટેના અમારા બેંક સ્ટેટમેન્ટમાં [મહિના]માં સપ્લાય માટેના
કન્ફર્મ્ડ ઓર્ડર સામે મળેલા ₹[રકમ]ના ગ્રાહક એડવાન્સ સામેલ છે. આ અમારા
ચોપડામાં "ગ્રાહકો પાસેથી એડવાન્સ" (કરન્ટ લાયેબિલિટી) તરીકે બતાવેલા છે
અને સપ્લાય સુધી ટર્નઓવરમાં ગણાયા નથી.

[સર્વિસ માટે: આ એડવાન્સ પર ₹[રકમ]નો GST રિસીપ્ટ વાઉચર સામે [મહિના]ના
GSTR-3Bમાં ભરવામાં આવ્યો છે.]

સાથે જોડેલા શેડ્યૂલમાં દરેક એડવાન્સ ઓર્ડર રેફરન્સ, તારીખ, રકમ, અપેક્ષિત
ડિલિવરી તારીખ અને, જ્યાં સપ્લાય થઈ ગયો છે ત્યાં, જે ઇન્વોઇસ સામે એડજસ્ટ
થયો તે સાથે દર્શાવેલ છે. સહાયક પરચેઝ ઓર્ડર અને રિસીપ્ટ વાઉચર સામેલ છે.

[નામ], [હોદ્દો], [મોબાઇલ], [તારીખ]

શું ન કરવું

• ટર્નઓવર ફુલાવવા એડવાન્સને વેચાણ તરીકે બતાવશો નહીં. ડિલિવરી ન થાય ત્યારે લેન્ડરને ખબર પડશે.
• પરિવાર કે મિત્રોના પૈસાને "ગ્રાહક એડવાન્સ" તરીકે ફેરવશો નહીં. તે ખોટી રજૂઆત છે, અને ડિપોઝિટ કાયદા લાગુ પડી શકે.
• સર્વિસ એડવાન્સ પર GST છોડશો નહીં. વ્યાજ અને દંડ થઈ શકે, અને લેન્ડર GST પાલનને વિશ્વસનીયતાના સંકેત તરીકે જુએ છે.
• મોટા એડવાન્સ રોકડમાં લેશો નહીં. દંડ ઉપરાંત, રોકડ ચકાસી શકાતી નથી.
• એડવાન્સ અસંબંધિત ખર્ચમાં વાપરીને ઓર્ડરને ફંડ વગર છોડશો નહીં.

મુખ્ય મુદ્દા

• ગ્રાહક એડવાન્સ તમે સપ્લાય કરો ત્યાં સુધી જવાબદારી છે; તે ટર્નઓવર નથી.
• સર્વિસ: એડવાન્સ પર રિસીપ્ટ વાઉચર સાથે GST ભરવો પડે. ગુડ્સ: Notification 66/2017-CT હેઠળ સામાન્ય રીતે એડવાન્સ પર GST નહીં.
• લેન્ડરને ઓર્ડર, બેંક ક્રેડિટ અને પછીના ઇન્વોઇસ સાથે જોડેલું એડવાન્સ શેડ્યૂલ આપો.
• એડવાન્સ તમારો વર્કિંગ કેપિટલ ગાળો ઘટાડે છે અને માંગ બતાવે છે, પણ તેની પાછળ ડિલિવરી ક્ષમતા હોવી જોઈએ.
• એડવાન્સ બેંક ટ્રાન્સફરથી લો; એક ટ્રાન્ઝેક્શનમાં ₹2 લાખ કે વધુ રોકડ પ્રતિબંધિત છે.