હપ્તામાં મશીનની ચુકવણી: કયા પુરાવા સાચવીને રાખવા

જો તમે બિઝનેસ મશીનની ચુકવણી હપ્તામાં કરો છો, તો દરેક હપ્તાનો પૂરો કાગળિયો રેકોર્ડ રાખો: UTR કે ચેક નંબર સાથે બેંક ડેબિટ, સપ્લાયરની રસીદ, અને અંતે GST ઇન્વૉઇસ અને નો-ડ્યૂઝ પુષ્ટિ કે પૂરી કિંમત ચૂકવાઈ ગઈ. આ જ પુરાવો નક્કી કરે છે કે સબસિડી કચેરી રોકાણ ગણશે કે નહીં, તમારી GST ઇનપુટ ક્રેડિટ 180 દિવસના ચુકવણી નિયમમાં ટકશે કે નહીં, અને ઇન્કમ ટેક્સ ઘસારા માટે એસેટનો પૂરો ખર્ચ માન્ય રહેશે કે નહીં. આ ગાઇડ રાખવાના રેકોર્ડ બતાવે છે, ₹30 લાખનું ઉદાહરણ સમજાવે છે અને શું પૂછવું તે જણાવે છે. નિયમો નવેમ્બર 2026 સુધીના છે; તમારી યોજના માર્ગદર્શિકા અને સેન્ક્શન લેટર જુઓ.

બેંક લોન તબક્કાવાર છૂટી થતી ખરીદી માટે સાધન લોનનું તબક્કાવાર ડિસ્બર્સમેન્ટ પણ જુઓ.

હપ્તાની સામાન્ય રીતો

યોજનાની નજરે બેંકને ભરેલા તમારા EMI મશીનની ચુકવણી નથી; ચુકવણી છે લેન્ડરનું સપ્લાયરને ડિસ્બર્સમેન્ટ અને તમારી પોતાની માર્જિન મની. બંનેના રેકોર્ડ રાખો.

પુરાવો ત્રણ જગ્યાએ કેમ જરૂરી

સબસિડી ક્લેમ. ઘણી યોજનાઓ "મેળવેલા અને ચૂકવેલા" એસેટ ગણે છે, જેમ ગુજરાતની 2022-27 MSME યોજનાની ડ્રાફ્ટ માર્ગદર્શિકા કહે છે. ક્લેમની તારીખે બાકી હપ્તા છોડી દેવાઈ શકે, અને રોકડ કે ત્રીજા પક્ષ મારફતે ચુકવણી નામંજૂર થઈ શકે.

GST ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ. CGST અધિનિયમની કલમ 16(2)ના બીજા પ્રોવિઝો અને નિયમ 37 હેઠળ, જો તમે ઇન્વૉઇસની તારીખથી 180 દિવસમાં સપ્લાયરને કિંમત અને ટેક્સ ન ચૂકવો, તો ન ચૂકવેલા ભાગની ક્રેડિટ પાછી વાળવી પડે, લાગુ પડે ત્યાં વ્યાજ સાથે, અને ચુકવણી પછી તે ફરી લઈ શકાય.

ઇન્કમ ટેક્સ. ઇન્કમ ટેક્સ નિયમો લાંબા સમયથી કોઈ વ્યક્તિને એક દિવસમાં ₹10,000થી વધુ રોકડ ચુકવણીને એસેટના વાસ્તવિક ખર્ચમાંથી બાકાત રાખતા આવ્યા છે (જૂની કલમ 43(1)), જેનાથી ઘસારો ઘટે છે. વેચનારને પણ સામાન્ય રીતે એક વ્યવહારમાં ₹2 લાખ કે વધુ રોકડ લેવાની મનાઈ છે (જૂની કલમ 269ST). ઇન્કમ-ટેક્સ અધિનિયમ, 2025ની સંબંધિત જોગવાઈઓ તમારા CA પાસે ખાતરી કરો.

ઉદાહરણ: ચાર હપ્તામાં ₹30 લાખનું મશીન

એક યુનિટ ₹30 લાખ (GST પહેલાં)નું મશીન ખરીદે છે. 18% GST ₹5,40,000 છે, એટલે ઇન્વૉઇસ કુલ ₹35,40,000, જે ડિસ્પેચ પર બને છે. ચુકવણી યોજના અને ચૂકવેલી પાત્ર મશીનરી પર 10% કેપિટલ સબસિડી આપતી એક ઉદાહરણરૂપ યોજના નીચે છે. બધા આંકડા ઉદાહરણ માટે છે.

સબસિડી પર અસર. જો ક્લેમ દિવસ 120એ દાખલ થાય, તો યુનિટ ₹27 લાખ ચૂકવી ચૂક્યું છે. "ચૂકવેલા"ના આધારે પાત્ર રોકાણ ₹27 લાખ છે અને સબસિડી ₹3,00,000ને બદલે ₹2,70,000. યોજના કચેરીને પૂછો કે બાકીના ₹30,000 પછી પૂરક ક્લેમથી મળી શકે, કે રિટેન્શન ચૂકવ્યા પછી (ક્લેમની છેલ્લી તારીખની અંદર) ક્લેમ કરવો જોઈએ.

GST પર અસર. દિવસ 180એ ₹3 લાખ અને તેના પર ₹54,000 GST હજી બાકી છે. યુનિટે પોતાના રિટર્નમાં ₹54,000ની ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ પાછી વાળવી પડશે, ક્રેડિટ વપરાઈ હોય તો વ્યાજ સાથે, અને દિવસ 210એ રિટેન્શન ચૂકવ્યા પછી તે ફરી લઈ શકે. લેખિત રિટેન્શન શરતથી 180 દિવસનો નિયમ બદલાતો નથી.

જો કિંમતનો અમુક ભાગ ટર્મ લોનથી હોય, તો EMI કેલ્ક્યુલેટરમાં લોન રકમનો EMI જુઓ જેથી રિટેન્શન ચુકવણી EMIની તારીખો સાથે ન ટકરાય.

દરેક હપ્તા માટે કયા પુરાવા રાખવા

• બિઝનેસ ખાતાનું બેંક સ્ટેટમેન્ટ, જેમાં ડેબિટ અને UTR કે ચેક નંબર હાઇલાઇટ હોય
• સપ્લાયરની રસીદ કે ઇમેલ સ્વીકૃતિ, જેમાં રકમ, તારીખ અને પરચેઝ ઓર્ડર નંબર હોય
• એડવાન્સ માટે પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ; સપ્લાય માટે અરજદાર યુનિટના નામે GST ટેક્સ ઇન્વૉઇસ
• હપ્તા યોજના અને રિટેન્શન શરતો જણાવતો પરચેઝ ઓર્ડર અને કરાર
• મશીન સીરિયલ નંબર સાથે ડિલિવરી ચલણ, ઈ-વે બિલ અને ઇન્સ્ટોલેશન રિપોર્ટ
• વર્ષના અંતે સપ્લાયર લેજર પુષ્ટિ અને છેલ્લી ચુકવણી પછી નો-ડ્યૂઝ સર્ટિફિકેટ
• બેંકે સીધા સપ્લાયરને ચુકવણી કરી હોય તો લોન ડિસ્બર્સમેન્ટ એડવાઇસ
• જ્યાં યોજના માગે, રોકાણનું CA સર્ટિફિકેટ

દરેક મશીન માટે એક ફોલ્ડર રાખો, ઉપર જેવા એક પાનાના સારાંશ ટેબલ સાથે.

પાળવાના ચુકવણી નિયમો

1. ફક્ત અરજદાર યુનિટના બિઝનેસ બેંક ખાતામાંથી ચુકવણી કરો, કોઈ પાર્ટનર, સગા કે અંગત ખાતામાંથી નહીં. અંગત અને બિઝનેસ ફાઇનાન્સ અલગ રાખો જુઓ.
2. રોકડમાં ચુકવણી ન કરો.
3. કિંમતને સપ્લાયર પાસેના તમારા લેણા સામે સરભર ન કરો; સરભરનો કોઈ બેંક રેકોર્ડ બનતો નથી.
4. દરેક ચુકવણીના વિવરણમાં સપ્લાયરનું નામ અને PO કે ઇન્વૉઇસ નંબર લખો.
5. તમારા હિસાબમાં દરેક ઇન્વૉઇસની 180 દિવસની તારીખ પર નજર રાખો.

જો તમારો સપ્લાયર માઇક્રો કે સ્મોલ ઉદ્યમ હોય

MSMED અધિનિયમ હેઠળ ખરીદદારે માઇક્રો અને સ્મોલ સપ્લાયરને નક્કી તારીખ સુધી ચુકવણી કરવી પડે, અને નક્કી સમયગાળો સ્વીકૃતિથી 45 દિવસથી વધુ ન હોઈ શકે; મોડી રકમ પર RBI બેંક રેટના ત્રણ ગણા દરે ચક્રવૃદ્ધિ વ્યાજ લાગે છે. તેથી MSE સપ્લાયર સાથે લાંબી હપ્તા યોજના કાળજીપૂર્વક લેખિતમાં રાખો અને તમારા CA કે વકીલ સાથે વાત કરો. 15 ઓક્ટોબર 2025થી આ અધિનિયમ હેઠળ મોડી ચુકવણીના નવા કેસ MSME મંત્રાલયના ODR પોર્ટલ (odr.msme.gov.in) પર દાખલ થાય છે. સાથે, MSE સપ્લાયરને ચૂકવવાની રકમ પર ખરીદદારની કપાત સમયસર ચુકવણી પર આધાર રાખી શકે (જૂની કલમ 43B(h), હવે ઇન્કમ-ટેક્સ અધિનિયમ, 2025ની કલમ 37(2)(g)), જોકે તેની અસર મુખ્યત્વે ખર્ચવાળી ખરીદી પર થાય છે, કેપિટલ સાધન પર નહીં.

શું પૂછવું

યોજના કચેરીને: શું તમે ફક્ત ક્લેમની તારીખ સુધી ચૂકવેલા હપ્તા ગણો છો? શું રિટેન્શન મની માટે પૂરક ક્લેમ કરી શકાય? ચુકવણી પુરાવો કયા ફોર્મેટમાં જોઈએ?

બેંકને: શું તમે દરેક માઇલસ્ટોને સીધા સપ્લાયરને ચુકવણી કરશો? શું ડિસ્બર્સમેન્ટ રિટેન્શન યોજના સાથે મેળ ખાઈ શકે? શું સબસિડી ક્લેમ માટે ડિસ્બર્સમેન્ટ સર્ટિફિકેટ આપશો?

સપ્લાયરને: શું દરેક હપ્તાની રસીદ અને અંતે નો-ડ્યૂઝ સર્ટિફિકેટ આપશો? ઇન્વૉઇસ ડિસ્પેચ પર બનશે કે ઇન્સ્ટોલેશન પર?

સામાન્ય ભૂલો

• "ફક્ત આ વખતે" એક હપ્તો માલિકના બચત ખાતામાંથી ભરી દેવો.
• સપ્લાયર રસીદો ખોઈ નાખવી અને ફક્ત બેંક સ્ટેટમેન્ટ પર આધાર રાખવો, જેમાં PO નંબર નથી હોતો.
• પૂરક ક્લેમ વિશે પૂછ્યા વગર છેલ્લા હપ્તા પહેલાં સબસિડી ક્લેમ દાખલ કરવો.
• રિટેન્શન મની પર GSTનો 180 દિવસનો નિયમ ભૂલી જવો.
• અરજદાર યુનિટથી અલગ નામવાળું ઇન્વૉઇસ સ્વીકારવું.

જો કંઈ ખોટું થાય

1. યોજના કચેરી કોઈ ચુકવણી નામંજૂર કરે તો કારણ લેખિતમાં માગો અને ખૂટતો પુરાવો જમા કરો.
2. DIC જનરલ મેનેજર કે રાજ્ય કમિશનરેટ સુધી જાઓ; કેન્દ્રની યોજનાઓ માટે pgportal.gov.in પર CPGRAMS વાપરો.
3. બેંક ડિસ્બર્સમેન્ટ કે સર્ટિફિકેટમાં મોડું કરે તો તેના ગ્રીવન્સ ઓફિસરને અને 30 દિવસ પછી cms.rbi.org.in પર RBI ઇન્ટિગ્રેટેડ ઓમ્બડ્સમેનને ફરિયાદ કરો.
4. પૂરી ચુકવણી પછી સપ્લાયર નો-ડ્યૂઝ સર્ટિફિકેટ ન આપે તો ચુકવણી યાદી સાથે લેખિત વિનંતી મોકલો; સપ્લાયર MSE હોય અને વિવાદ મોડી ચુકવણીનો હોય, તો નવા કેસ માટે ODR પોર્ટલ રસ્તો છે.

મુખ્ય મુદ્દા

• દરેક હપ્તાનો બેંક ડેબિટ, સપ્લાયર રસીદ અને ઇન્વૉઇસ રેકોર્ડ રાખો, સાથે છેલ્લું નો-ડ્યૂઝ સર્ટિફિકેટ.
• સબસિડી યોજનાઓ ઘણી વાર ક્લેમની તારીખ સુધી ખરેખર ચૂકવેલું રોકાણ જ ગણે છે; ઉદાહરણમાં ₹3 લાખના રિટેન્શને ઉદાહરણરૂપ સબસિડી ₹30,000 ઘટાડી.
• ઇન્વૉઇસથી 180 દિવસ પછી ન ચૂકવેલા ભાગની GST ઇનપુટ ક્રેડિટ ચુકવણી સુધી પાછી વાળવી પડે.
• રોકડ અને સરભરથી બચો; ફક્ત અરજદાર યુનિટના બિઝનેસ ખાતામાંથી ચુકવણી કરો.
• MSE સપ્લાયર સાથે MSMED અધિનિયમની ચુકવણી મર્યાદાને કારણે હપ્તા યોજના કાળજીપૂર્વક લેખિતમાં રાખો.

સંબંધિત ગાઇડ

• સબસિડી મંજૂરી પહેલાં મશીનરી ખરીદવી